Le contexte sanitaire nous a amenés à adapter nos pratiques en communication / médiation scientifiques, et à prendre en main de nouveaux outils numériques. La visioconférence s'est en particulier démocratisée, à la fois pour les réunions professionnelles mais également pour continuer à faire vivre les liens sciences - société, notamment à travers des événements en ligne de type "live".

Mais comment organiser et animer des conférences live grand public ? Pour capter et maintenir l’intérêt de l'auditoire, il est nécessaire de maîtriser l’aspect technique des interventions, sans pour autant mettre de côté l’aspect vulgarisation inhérent à ce type d’exercice. Pour ce 11ème atelier de la CST, nous avons eu le plaisir de travailler avec l'agence de communication Agent Majeur et d’accueillir (à distance) Francis Zentz, formateur et conférencier, pour identifier quelques clés pour réussir une visioconférence.

Gérer l’aspect technique de la visio

Pour commencer, un élément essentiel pour la réussite de votre visio est de maîtriser les fonctionnalités de l'outil choisi (nous prendrons ici l'exemple de Zoom), ainsi que la qualité du son et de l'image.

Nous ne nous attarderons pas dans cet article sur les paramétrages de Zoom, mais vous pourrez trouver facilement toutes les informations concernant les réglages audio et vidéo sur le site support du logiciel. Par contre, nous allons vous partager quelques astuces pour améliorer en peu de temps et à moindre coût la qualité de votre son / image !

• Régler sa caméra : nous avons tous expérimenté le (terrible) cadrage en contre-plongée, qui au delà d'être peu flatteur, ne nous met pas dans une posture très agréable pour échanger avec notre auditoire. Pour parer à cela, pensez à rehausser votre ordinateur (quelques livres feront l'affaire !) pour placer la caméra à hauteur de vos yeux et ainsi être plus à l'aise.

• Ajuster son éclairage : à la maison, on se retrouve souvent à travailler depuis un bureau improvisé qui n'est pas forcément très bien éclairé. N'hésitez pas à placer une lampe en face de vous (plutôt que sur le côté, pour éviter les effets d'ombres), afin que votre auditoire puisse vous voir clairement lorsque vous prenez la parole. En fonction de vos besoins, vous pouvez également envisager d'investir dans un anneau lumineux.

• Tester le son : il est indispensable de tester votre micro en amont, pour vous assurer que l'on vous entendra distinctement. Le son de l’ordinateur peut suffire si vous êtes dans un endroit plutôt calme (attention toutefois à bien vous positionner en face de votre ordinateur, les micros sont sensibles à la directivité), mais vous pouvez aussi opter pour des écouteurs ou un micro-casque pour limiter les bruits parasites (et dans ce cas, attention à ne pas toucher au fil / micro pendant votre intervention !)

• Placer son regard : ce n'est pas très intuitif, mais essayez de regarder régulièrement la caméra pour donner une impression de contact visuel à votre auditoire (n'hésitez pas à placer un petit post-it à côté de la caméra pour vous aider à orienter votre regard). C'est quelque chose qui est difficile car nous n'avons pas encore l'habitude de ce type d'exercice, mais avec le temps et l'entrainement cela deviendra un peu plus "naturel".

• Partager son écran / des contenus multimédias : beaucoup d'entre nous ont connu ce moment où l'on partage malencontreusement la fenêtre de sa boîte mail au lieu d'un document de travail... Heureusement, quelques précautions permettent d'éviter ces faux pas ! Ainsi, il vaut mieux partager une fenêtre ou un document spécifique, plutôt que l'écran entier (illustration ci-dessous). Par ailleurs, si vous souhaitez partager des contenus vidéo, il est conseillé de les télécharger en amont sur votre ordinateur pour ne pas saturer la bande passante. N'oubliez pas également de cocher la case « partager le son » pour que votre public ait à la fois l'image et le son !

Construire un argumentaire clair avec un support épuré

Dans toute prise de parole à l'oral, en présentiel ou à distance, la question indispensable que vous devez vous poser quant au contenu de votre présentation reste toujours la même : quel est le message que je souhaite faire passer à mon auditoire ?

Une fois le message clairement défini, vous pourrez alors commencer à travailler sur vos supports de communication et si nous ne devions retenir qu'un seul conseil : préférez la sobriété ! Votre support doit servir le message que vous souhaitez délivrer, et il est important dans ce sens d'épurer vos présentations de type PowerPoint pour aller à l'essentiel. 

Le risque que vous encourrez avec un support trop étoffé ou qui n'est pas suffisamment structuré est de créer une surcharge cognitive pour votre auditoire, qui ne parviendra plus à vous écouter et à lire votre support en même temps. Cela aura pour conséquence directe que les informations que vous souhaitiez transmettre ne pourront pas être assimilées correctement par votre auditoire : tout le contraire de ce que vous recherchez !

Par ailleurs, si votre intervention en visio est plutôt longue, ou s'inscrit dans le cadre d'un événement qui s'étend sur la journée ou la demi-journée, pensez à proposer à votre public des pauses régulières. Cela peut être des pauses "physiques", en déconnectant les caméras pour que chacun puisse prendre quelques minutes, ou bien des pauses "cognitives", en proposant un autre type d'activité (un moment d'échanges en petits groupes, un jeu...). Ces temps de respirations aideront à maintenir l'attention et la concentration des participants tout au long de votre intervention.

Créer une connexion avec votre public

Nous l'avons vécu ces derniers mois, l'une des principales difficultés en visioconférence reste de créer de nouvelles formes d'interactivités avec notre public. Malgré tout, les logiciels comme Zoom proposent des outils qui méritent d'être testés ! On vous propose quelques exemples ci-dessous.

• (1) Sondages : cette option vous permet de partager des sondages ou questionnaires auprès des participants de la visioconférence, qui voient le sondage s'afficher automatiquement sur leur écran lorsque vous le lancez. Vous pouvez ensuite choisir de partager ou non les résultats. Bien sûr, vous pouvez préparer vos sondages en amont de la réunion ! Pour cela, il suffit de programmer votre réunion quelques jours avant, et de vous y connecter pour créer vos sondages. Lorsque vous vous reconnecterez le jour J, ils seront toujours disponibles.

• (2) Discussion / Tchat : ce bouton permet d'ouvrir la fenêtre de discussion, afin d'échanger par écrit avec l'ensemble des participants, ou en privé avec une personne en particulier. Avant de quitter la visio, n'oubliez pas d'enregistrer une copie de la conversation si vous souhaitez conserver une trace des échanges.

• (3) Diviser en groupes : cette fonctionnalité est particulièrement intéressante, car elle permet de répartir les participants en sous-groupes. Vous pouvez gérer vous-mêmes cette répartition, opter pour un brassage aléatoire ou encore laisser les participants choisir leur groupe. Cela peut permettre de faciliter les échanges, en créant des petits groupes de discussion, qui peuvent être thématiques ou non. Lors de la Nuit Européenne des chercheur-e-s 2020, un speed-dating national entre des scientifiques et le public a été organisé sur ce format !

• (4) Réactions : cette dernière option permet aux participants de réagir (à votre intervention, à une question que vous avez posée...) en affichant temporairement un émoticône sur leur vignette vidéo. Cela peut vous permettre de sonder rapidement des questions du type oui / non, en demandant aux participants d'afficher un émoji en signe d'approbation par exemple (c'est parfois plus clair que des hochements de tête timides !).

Le secret : se lancer, s'entraîner, expérimenter

En présentiel ou à distance, la prise de parole en public est un véritable exercice et pour le réussir, l'entraînement est la clé ! N'hésitez pas à tester de votre côté les fonctionnalités proposées par les logiciels de visioconférences pour les prendre en main, puis fixez-vous des objectifs progressifs pour vos prochaines interventions : gérer efficacement le partage d'écran, créer un court sondage, diviser les participants en deux groupes...

Et au-delà des aspects techniques, ne négligez pas le contenu de vos présentations, qui reste tout aussi important. A ce sujet, nous vous conseillons vivement le livre "SELL your research" co-écrit par Alexia Youknovsky, fondatrice d'Agent Majeur et James Bowers. Vous pouvez également consulter l'article "Quelques astuces pour bien préparer une conférence", qui partage un extrait du livre "En finir avec les idées reçues sur la vulgarisation scientifique" de Nicolas Beck.

Pour aller + loin

Vous pouvez télécharger la fiche pratique "Réussir ses visioconférences" réalisée par Agent Majeur, à garder à portée de main !

Vous pouvez également jeter un œil à la série de vidéos " Bien communiquer en visio" réalisées par Spontanez-vous, qui complètent très bien cet article.

Pour être tenu au courant des prochains "ateliers de la CST", n'hésitez pas à consulter régulièrement le site de la Direction de la culture et de la culture scientifique de l'Université Grenoble Alpes et à nous suivre sur les réseaux sociaux à travers le hashtag #AtelierCSTUGA !

Enfin, vous pouvez retrouver tous les résumés et fiches pratiques des précédents ateliers sur le dossier Echosciences dédié.

Cet article a été rédigé par Sandy Aupetit, chargée de médiation scientifique à la Direction de la culture et de la culture scientifique de l'Université Grenoble Alpes.