Il y a maintenant presque 3 semaines, je devais organiser, avec d’autres camarades de classe, un jeu grandeur nature dans le cadre de mon master. Cela paraît assez simple dit comme ça, je vous l’accorde. Mais ne vous méprenez-pas. Pour arriver au résultat final de ce projet, il nous a fallu pas loin de 6 mois. 6 mois de doutes, de changements, de plans B, de chamailleries et beaucoup d’investissement personnel. Je l’avoue, cela ne donne pas très envie. Mais attendez de lire la suite pour comprendre que, finalement, c’est une expérience positive et enrichissante #spoiler.

6 mois avant la Fête de la Science, l’objectif était donc de trouver l’idée. C’est un peu quitte ou double : soit on la trouve  dès le début, soit cela peut prendre un peu de temps. Par chance, nous étions d’accord très rapidement : nous souhaitions organiser un jeu grandeur nature pour ramener les gens sur le campus, où se déroule le Village des sciences. Notre proposition correspondait également à un besoin : il n’y a pas assez de monde qui vient le samedi sur le Village des sciences. Et voilà, nous avions aussi la date pour notre événement : samedi 13 octobre 2018.

Il nous restait à nous positionner sur le type de jeu et son contenu… par conséquent, il est temps d’emprunter quelques mots au marketing : brainstorming (aka énoncer des idées, échanger autour d’elles), benchmark (aka regarder ce qu’il se fait/s’est déjà fait dans cette thématique) seront vos alliés. Grâce à ce travail de groupe, nous nous sommes mis d’accord : ce sera un Cluedo Géant, avec plusieurs ateliers dispatchés dans la ville, près d’arrêts de tram qui mèneront au campus.

Très bien, jusqu’ici tout semble plutôt bien se passer. Vous vous doutez bien que c’est beaucoup trop beau pour être vrai. Effectivement, 4 mois avant la date butoir, le début des problèmes arrive. Principalement car nous étions en stage, et pas forcément tous dans la même ville, pour se coordonner c’était donc compliqué. Alors quand il fallut boucler le descriptif pour être dans le programme et la demande de matériel en juin, alors que nous n’avions pas tous nos ateliers en tête, c’était un peu tendu. Surtout qu’en travaillant un peu chacun de notre côté, nous n’avancions pas sur le projet à la même vitesse… Puis, durant les mois de juillet et d’août jusqu’à la rentrée, il y a une un réel ralentissement sur l’avancée de notre jeu.

Autre petit conseil : si vous souhaitez avoir une chance d’obtenir un financement, prenez-vous y vraiment à l’avance. Généralement, ils s’effectuent entre septembre et octobre. C’était donc trop tard pour nous…

A la rentrée, nous avons accueillis deux nouvelles personnes dans notre groupe d’organisateur, ce qui a redonné un nouveau souffle au projet. Nous avons donc adaptées, ajoutées ou supprimées certaines activités à notre jeu. En faisant un constat de nos moyens financiers et matériel, nous avons eu recours à un plan B (car bien évidemment, il faut toujours avoir une ou plusieurs solutions de rechanges, garder une longueur d’avance, anticiper, etc.). Autrement dit, faire jouer notre petit réseau pour obtenir des tables ou des stylos en grande quantité par exemple.

Parce que des problèmes, des imprévus on en rencontre aussi bien pendant l’organisation en amont que le jour J de l’évènement. Par exemple, des désistements de dernière minute via la billetterie (normalement fixée à 80 personnes) mais se retrouver avec une vingtaine de personnes en plus des 80 initialement prévues.

Enfin, nous avons fait une phase test de notre jeu, aussi bien de l’intrigue que des différentes activités. Après avoir validés, modifiés les élément, le jeu était prêt. Le jour J, on était contents de tout installer, excités et impatients. Tout s’est bien passé dans l’ensemble et nous avons recueillis les avis des divers participants. Ce jeudi, nous ferons le bilan sur l’ensemble du projet, de sa conception à sa finalisation, avec les améliorations et le points positifs. Ce qui est certain, c’est qu’organiser un grand projet comme celui est une expérience enrichissante, aussi bien au niveau humain que professionnel. C’est un bon exercice pour montrer, aux autres mais surtout à soi-même, de quoi l’on est capable. Alors n’hésitez pas à vous lancer dans vos projets, quels qu’ils soient, vous en sortirez toujours grandis.


Si vous souhaitez en savoir plus sur le jeu en lui-même :  https://www.echosciences-greno...